E-commerce administratie
Wil je je e-commerce administratie uitbesteden zodat je meer focus houdt op groei? Profinancials regelt je volledige webshop boekhouding inclusief internationale btw en OSS, koppelingen met je verkoopkanalen en heldere maandrapportages. Met vaste maandtarieven, een online klantportaal en proactief advies krijg je grip op marge, cashflow en compliance. Plan vandaag een vrijblijvende intake.
Je webshopboekhouding op orde, van eerste order tot jaarwerk
E-commerce boekhouden is geen standaard administratie. Je hebt te maken met meerdere verkoopkanalen, betaalmethoden, retouren en internationale btw-regels die alles complexer maken. Profinancials regelt je volledige webshopadministratie: van het koppelen van je kanalen en het afletteren van uitbetalingen tot internationale btw, OSS-aangiften en heldere maandrapportages. Met vaste maandtarieven, een online klantportaal en proactief advies krijg je grip op je marge, cashflow en compliance. Zo houd je een administratie die klopt tot op de cent én de ruimte om snel op te schalen.
Wat valt onder e-commerce administratie?
E-commerce administratie gaat verder dan standaard boekhouden. Je hebt te maken met meerdere verkoopkanalen, betaalmethoden, retouren en internationale btw-regels. Wij richten je administratie zo in dat alles sluitend, schaalbaar en audit-proof is.
- Dagboekverwerking van webshoporders, refunds en chargebacks
- Afletteren van uitbetalingsrapporten van PSP’s en marketplaces
- Voorraadadministratie en kostprijs per SKU
- Kwartaal-btw en OSS-aangiften binnen de EU
- Periodieke managementrapportages met marge- en kanaalanalyses
- Jaarwerk en fiscale aangiften
Internationale btw en de OSS-regeling voor webshops
Verkoop je aan consumenten in andere EU-landen, dan gelden drempelbedragen en mogelijk de OSS-regeling. Met OSS draag je btw voor alle B2C EU-verkopen centraal af via de Nederlandse Belastingdienst. Verkoop je ook buiten de EU of werk je met fulfilment in andere landen, dan spelen extra regels zoals IOSS of lokale registraties.
We helpen je met het bepalen van waar je btw verschuldigd bent, het correct inrichten van btw-tarieven in je webshop en het periodiek doen van OSS-aangiften. Ook kijken we naar uitzonderingen, zoals digitale diensten, verzendkosten en kortingscodes, zodat btw en omzet altijd juist worden geboekt. Meer weten over internationale e-commerce btw (OSS/IOSS)?
Koppelingen en automatisering met je webshop en boekhouding
Automatisering voorkomt fouten en bespaart tijd. We sluiten je verkoopkanalen en betaalproviders aan op je boekhouding, zodat orders, payouts en kostenstromen automatisch binnenkomen. Denk aan platformen zoals Shopify, WooCommerce, Lightspeed en marketplaces zoals Bol.com en Amazon, en betaalmethoden via bijvoorbeeld Mollie, PayPal en Klarna.
- Automatische import van dagomzetten en transacties per kanaal
- Splitsing van omzet, btw, verzend- en kortingen op grootboekniveau
- Afletterregels voor uitbetalingen, refunds en chargebacks
- Periodieke controles en uitzonderingenworkflow voor afwijkingen
Werk je al met een boekhoudpakket of portal, dan bouwen we voort op wat er is. Begin je vanaf nul, dan adviseren we een toekomstbestendige set-up die met je omzet meegroeit. We bieden ook advies over e-commerce boekhouding en systemen om de juiste tools en koppelingen te kiezen en in te richten.
Voorraad, marges en kostprijs van verkochte goederen
Gezonde marges beginnen bij een strakke koppeling tussen inkoop, voorraad en verkoop. We leggen de basis met een duidelijke methode voor kostprijsbepaling, zoals FIFO of gemiddelde inkoopprijs, passend bij jouw proces en software.
- COGS-registratie per SKU of productgroep
- Verwerking van inkoopprijzen, inkoopkosten en inbound freight
- Voorraadafstemming bij voorraadverschillen, bederf of bundels
- Retouren correct verwerken inclusief herstel van voorraad en btw
Zo zie je per product en per kanaal de werkelijke brutomarge en kun je gericht sturen op prijs, promotie en inkoop.
Betalingsplatforms, transactiekosten en afletteren
PSP- en marketplace-uitbetalingen bevatten vaak een mix van omzet, btw, commissies, verzendlabels en refunds. We richten een afletterproces in dat deze stromen automatisch uitsplitst en boekt.
- Transactiekosten en commissies apart registreren als kosten
- Refunds en chargebacks koppelen aan de oorspronkelijke verkoop
- Periodieke reconciliatie tussen orders, PSP-rapporten en bank
Het resultaat is een administratie die klopt tot op de cent en direct inzicht geeft in je netto-omzet en marge.
Rapportages en stuurinformatie die ertoe doen
Je ontvangt periodiek rapportages die antwoorden geven, niet alleen cijfers:
- Omzet, gemiddelde orderwaarde en conversie per kanaal
- Brutomarge per SKU en per marketplace
- Retourratio en impact op marge en cashflow
- Voorraadrotatie en nabesteladviezen
We bespreken de inzichten met je, signaleren kansen en risico’s en vertalen data naar concrete acties.
Webshops op marketplaces: Bol.com en Amazon
Verkoop via Bol.com of Amazon vraagt om specifieke administratie. Commissies, fulfilmentkosten, opslag, retouren en promoties moeten precies worden uitgesplitst om je echte marge te zien.
- Boeken van commissies, FBA- of logistieke kosten en advertising
- Verwerking van multi-currency opbrengsten en omrekenverschillen
- Afstemming tussen marketplace-rapporten, uitbetalingen en voorraad
Met een juiste set-up voorkom je dat kosten in de omzet verdwijnen en houd je kanaalrendement zuiver zichtbaar.
Onze werkwijze en tarieven
We starten met een intake waarin we je kanalen, volumes en software doornemen. Daarna richten we je administratie in, koppelen we systemen en spreken we duidelijke deliverables en frequenties af. Vervolgens verwerken we maandelijks de administratie, doen we tijdig je btw- en OSS-aangiften en leveren we stuurinformatie aan. Jaarlijks verzorgen we het jaarwerk en fiscale aangiften. Lees meer: zo werkt onze e-commerce administratie aanpak.
- Intake en set-up met heldere planning en doorlooptijd
- Vaste maandtarieven afgestemd op orders, kanalen en complexiteit
- Online klantportaal voor documenten, status en vragen
- Korte lijnen met een vast aanspreekpunt
De prijs is afhankelijk van onder meer ordervolume, aantal kanalen, internationale componenten en gewenste rapportage-diepte. Vraag een vrijblijvende offerte aan voor een passende bundel.
Waarom Profinancials voor je e-commerce administratie?
- Persoonlijk en proactief advies met oog voor je groeifase
- Transparant, digitaal en efficiënt werken met vaste maandtarieven
- Focus op foutloze btw, heldere marges en schaalbare processen
- Rapportages die ondernemerskeuzes makkelijker maken
Zo combineer je de zekerheid van een strak ingerichte administratie met de flexibiliteit om snel te kunnen opschalen.
Klaar om je Nederlandse bedrijf op te zetten?
Neem vandaag nog contact met ons op voor een gratis eerste consult. Wij laten je zien hoe we jouw activiteiten in Nederland soepel, compliant en klaar voor groei kunnen maken.
Neem contact met ons op
Veelgestelde vragen
Deze veelgestelde vragen bieden duidelijkheid over wat wij regelen, hoe wij werken en wat je kunt verwachten wanneer je met ons samenwerkt voor je bedrijfsadministratie.
De kosten hangen af van ordervolume, aantal verkoopkanalen, internationale btw-vereisten en rapportagebehoefte. Bij een boekhoudkantoor voor webshops en e-commerce reken je op een vast maandtarief voor verwerking en rapportages, aangevuld met eenmalige set-up. Na een korte intake ontvang je een scherpe offerte op maat.
Verkoop je B2C aan meerdere EU-landen en overschrijd je de EU-drempel, dan kun je OSS gebruiken om centraal btw af te dragen. Wij toetsen je situatie, richten btw-tarieven in je webshop correct in en verzorgen de periodieke OSS-aangiften.
Retouren verwerk je door omzet, btw en kostprijs van het oorspronkelijke orderdeel te corrigeren en de voorraad te herstellen. Eventuele niet-verkoopbare retouren boek je als voorraadverlies. Refunds koppel je aan de initiële transactie voor een sluitende reconciliatie.
De meeste moderne platformen en betaalproviders bieden exports of API-koppelingen voor orders, uitbetalingen en kosten. We kiezen de route die past bij jouw systemen en volume, automatiseren waar het kan en houden ruimte voor handmatige controle bij uitzonderingen.