Administratie: wat het is, wat je bijhoudt en hoe je het slim regelt Top conten

De basis: soorten administratie en wat je bijhoudt

Administratie is het systematisch vastleggen, bewaren en beschikbaar maken van alle relevante gegevens van je bedrijf. Denk aan je financiële administratie (inkoop, verkoop, bank, kas, btw-administratie), debiteuren en crediteuren, maar ook personeels- en salarisadministratie als je medewerkers hebt. Naast financiële data horen ook contracten, offertes, afspraken met klanten en leveranciers, voorraad- en projectadministratie en ritten- of urenadministratie bij je bedrijfsadministratie. Het doel is tweeledig: voldoen aan de wet- en regelgeving en actuele stuurinformatie hebben om betere beslissingen te nemen.

Wettelijke eisen en bewaartermijnen

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht je administratie juist, volledig en controleerbaar te voeren en op verzoek beschikbaar te stellen aan de Belastingdienst. Belangrijke bewaartermijnen:

• 7 jaar bewaarplicht voor de kernadministratie: grootboek, verkoop- en inkoopadministratie, voorraadadministratie, debiteuren en crediteuren, contracten en de btw-administratie.
• 10 jaar voor onroerendgoedadministratie en voor leveringen/diensten via het EU-eenloketsysteem (OSS).

Digitaal bewaren is toegestaan zolang de gegevens volledig, leesbaar en binnen redelijke tijd reproduceerbaar zijn. Leg vast hoe je bewaart - papier of digitaal - en zorg voor een audit trail: van factuur tot betaling en aangifte. Werk je met een online boekhoudpakket met bankkoppeling, dan voldoe je eenvoudiger aan de eisen rond volledigheid en tijdigheid. Maak bij twijfel duidelijke afspraken met de Belastingdienst over de vorm van bewaren.

Zo houd je je administratie bij in de praktijk

• Facturatie en verkoop: stuur tijdige en correcte facturen die voldoen aan de factuureisen. Gebruik bij voorkeur facturatie in je online boekhouding voor automatische verwerking.
• Inkoop en bonnetjes: verzamel en boek alle kosten. Fotografeer bonnetjes direct met de app van je boekhoudpakket of lever ze digitaal aan.
• Bank en kas: koppel je bank voor automatische import. Label transacties en match betalingen met facturen voor een sluitende debiteuren- en crediteurenadministratie.
• BTW-administratie: stel per tijdvak de btw-aangifte op uit je boekhouding. Controleer uitzonderingen zoals verlegd of vrijgesteld en de kleineondernemersregeling.
• Uren- en rittenadministratie: registreer zakelijke uren (bijvoorbeeld om het urencriterium van 1.225 uur per kalenderjaar voor ondernemersaftrek te kunnen onderbouwen) en houd een sluitende kilometeradministratie bij als je reiskosten of bijtelling wilt onderbouwen.
• Rapportages: bekijk maandelijks resultatenrekening, balans en openstaande posten. Dit geeft grip op cashflow en helpt bij je jaarafsluiting en jaarrekening.

Zelf boekhouden of uitbesteden?

Zelf doen kan met een eenvoudig boekhoudpakket voor zzp of kleine ondernemer, zeker als je weinig facturen hebt en processen eenvoudig zijn. Let op of het pakket bankkoppelingen, scan-en-herken, btw-aangifte en facturatie biedt. Excel kan ook gebruikt worden, zolang je administratie volledig beschikbaar blijft en gegevens in de oorspronkelijke vorm bewaard blijven (met goede back-ups); boekhoudsoftware met audit trail geeft vaak meer zekerheid over volledigheid en controleerbaarheid. Ben je zzp’er in de regio Eindhoven? Bekijk onze administratie voor zzp’ers in Eindhoven.

Uitbesteden aan een administratiekantoor geeft tijdswinst, continuïteit en fiscale zekerheid. Een boekhouder of administratiekantoor verzorgt onder meer inboeken, btw-aangifte, inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting en kan salarisadministratie meenemen. Een accountant is vooral verplicht bij middelgrote of grote bv’s die controleplichtig zijn; voor zzp, vof en mkb volstaat vaak een goed administratiekantoor met fiscaal adviseur. Wil je lokaal werken? Kies een administratiekantoor in Eindhoven voor persoonlijke begeleiding. Specifiek voor zelfstandigen is een boekhouder voor je administratie als zzp’er vaak de meest efficiënte keuze.

Profinancials in Eindhoven biedt all-in pakketten door heel Nederland, inclusief inboeken, aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting, persoonlijk advies, onbeperkt contact en digitale toegang tot je administratie. Optioneel regelen we jaarrapporten, salarisadministratie en facturatiepakketten. Bekijk onze boekhoud- en administratiediensten.

Software en online boekhouden: waar let je op

• Gebruiksgemak en automatisering: scan-en-herken, bankkoppeling, regelmatige reconciliatie.
• Geschiktheid voor jouw rechtsvorm: zzp boekhouding, vof, bv - functies en rapportages moeten aansluiten.
• Koppelingen: facturatie, webshop, betaalproviders en projectadministratie.
• Compliance en audit trail: exportmogelijkheden, logboek en bewaartermijnen.
• Ondersteuning en prijsmodel: vaste prijs per maand en duidelijke grenzen voor meerdere administraties.

Populaire keuzes zijn online boekhoudpakketten voor zzp en mkb. Werk je internationaal of met payroll, kijk dan naar koppelingen met salarisadministratie en meertalige rapportages. Zoek je regionale hulp? We bieden ook administratieve ondersteuning voor lokale ondernemers.

Veelgestelde vragen

Wat houdt administratie in?

Administratie is het gestructureerd vastleggen, verwerken en bewaren van alle bedrijfsgegevens, zoals inkoop- en verkoopfacturen, bankmutaties, contracten, uren en voorraden. Het doel is voldoen aan fiscale plichten en actuele stuurinformatie hebben.

Wat doe je bij administratie?

Je factureert, boekt inkomende facturen en bonnetjes, matcht bankbetalingen, houdt btw- en kilometer- of urenadministratie bij en maakt periodieke rapportages. Meestal doe je per kwartaal btw-aangifte en jaarlijks je inkomsten- of vennootschapsbelasting.

Wat is een ander woord voor administratie?

Veelgebruikte termen zijn boekhouding, bedrijfsadministratie of financiële administratie. In bredere zin vallen ook personeelsadministratie, debiteuren- en crediteurenbeheer en projectadministratie onder administratie.

Wil je je administratie eenvoudig en foutloos regelen - zelf doen met controle of volledig uitbesteden - neem dan contact op met Profinancials. We werken digitaal, bieden transparante tarieven en ondersteunen in het Nederlands en Engels, ook voor expats en buitenlandse ondernemers.