Wet- en regelgeving salarisadministratie

Wet- en regelgeving rondom de salarisadministratie wordt regelmatig bijgewerkt. Van loonheffingen en bijtelling tot WKR, thuiswerken over de grens en schijnzelfstandigheid: één fout kan direct leiden tot naheffingen en boetes. Met Profinancials hou je grip. Wij verwerken maandelijks je salarissen en aangifte loonheffingen, bewaken CAO-afspraken en signaleren tijdig wat er wijzigt voor jouw organisatie. Voor interpretatie en toepassing van regels bieden we adviessessies over salarisadministratie en loonheffingen.

Bijtelling zakelijke auto en pseudo-eindheffing (2026-2027)

Beleid rond bijtelling blijft in beweging. Voor elektrische en fossiele auto’s gelden verschillende bijtellingspercentages en drempels, met overgangsregelingen per datum eerste toelating. Vanaf 2027 is aangekondigd dat een pseudo-eindheffing voor werkgevers kan gaan gelden in specifieke situaties. De exacte invulling ligt politiek nog niet volledig vast, maar de impact op totale loonkosten en vergoedingenbeleid kan aanzienlijk zijn.

Wat kun je nu al doen? Leg per auto duidelijk vast welk bijtellingsregime geldt, check of de cataloguswaarde en privékilometers correct zijn verwerkt en zorg dat je autoregeling up-to-date is voor EV’s en youngtimers. Modelleer scenario’s voor 2026-2027, zodat je weet of je een hogere werkgeverslast raakt of dat het nettoloon van werknemers wijzigt. Maak ten slotte tijdig afspraken met medewerkers over eventuele brutering of netto-compensatie, en borg dat de loonadministratie de juiste looncode en grondslag voor loonbelasting en premies gebruikt. Laat je casus waar nodig toetsen door een belastingadviseur Eindhoven voor loonheffingen.

Schijnzelfstandigheid en handhaving Wet DBA / voorstel VBAR

De handhaving op schijnzelfstandigheid wordt stapsgewijs strenger. Het handhavingsmoratorium op de Wet DBA is afgebouwd en er wordt breder gehandhaafd op gezagsverhouding en inbedding in de organisatie. In de aanloop naar 2026 is voorgesteld om het beoordelingskader voor arbeidsrelaties te verduidelijken (VBAR). Ook zijn zwaardere sancties en vergrijpboetes aangekondigd wanneer bewust onjuist wordt gehandeld.

Actiepunten voor HR en finance: herijk je inhuurbeleid, toets alle zzp-opdrachten op gezag, inbedding, vervanging en ondernemerschap, en leg uitkomsten transparant vast. Gebruik zo nodig modelovereenkomsten, maar let erop dat de praktijk de afspraken volgt. Registreer uren, deliverables en evaluatiemomenten, en voorkom schijnconstructies via keten- of tariefafspraken. Laat je dossiers periodiek doorlichten, zodat je bij controle kunt aantonen dat je zorgvuldig hebt gehandeld. Voor werkgevers met personeel bieden we diensten voor lokale ondernemers en werkgevers.

Werkkostenregeling: vrije ruimte, OV en fiets van de zaak

De werkkostenregeling (WKR) blijft een sleutelregeling. Houd de vrije-ruimtepercentages en het maximaal fiscaal loon actueel in je salarissoftware en wijs vergoedingen tijdig als eindheffingsloon aan. Voor OV-abonnementen geldt een gerichte vrijstelling als het abonnement (ook) zakelijk wordt gebruikt en je het gebruik aannemelijk kunt maken.

Voor de fiets van de zaak geldt in de regel een vaste bijtelling op basis van een percentage van de adviesprijs. Bij deel- of hubfietsen is recent versoepeling doorgevoerd: wanneer de fiets niet of nauwelijks bij het woonadres wordt gestald kan in bepaalde gevallen de bijtelling achterwege blijven. Leg zakelijke inzet, stallingslocaties en beschikbaarheid goed vast. Let bij tussentijds uitdiensttreden op mogelijke correcties in de vrije ruimte en de jaartoerekening, zodat je niet onnodig 80 procent eindheffing betaalt.

Grensoverschrijdend werken en salary split

Thuiswerken over de grens kan leiden tot een salary split en tot inhoudingsplicht in meerdere landen. Bij werken in Nederland en wonen in bijvoorbeeld Duitsland spelen zowel belastingverdragen (onder meer 183-dagenregel en werkstaatbeginsel) als socialezekerheidsregels. Afspraken over thuiswerkdagen en werklocaties zijn daarom essentieel. Voor internationale medewerkers vind je informatie voor expats en migranten (30%-regeling, loonbelasting).

Richt een strak proces in: registreer werk- en thuiswerkdagen per land, vraag waar nodig A1-verklaringen aan en leg vergoedingen voor reizen, thuiswerk en voorzieningen duidelijk vast. Bepaal of een lokale payroll of shadow payroll nodig is en voorkom dubbele inhoudingen of gemiste heffingen. Communiceer dit beleid helder aan werknemers, zeker bij hybride functies en projectmatige inzet in meerdere landen. Voor buitenlandse entiteiten verzorgen wij ondersteuning voor buitenlandse werkgevers in Nederland.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de regels voor het voeren van een salarisadministratie?

Je moet medewerkers identificeren, loonbelastingverklaringen vastleggen, loonstroken en loonstaten correct opstellen, tijdig loonheffingen aangeven en afdragen, en gegevens 7 jaar bewaren. Houd CAO, AVG en arbo- en pensioenplichten up-to-date.

Welke nieuwe wetten en regels gaan in op 1 januari 2026?

Belastingplan 2026 en aanverwante wetgeving bepalen welke nieuwe regels per 1 januari 2026 ingaan. Zo blijft voor de WKR de vrije ruimte op 2% (tot en met € 400.000 fiscale loonsom) en 1,18% (boven € 400.000) en gelden in 2026 voor nulemissieauto’s bijtellingsregels met 18% tot een drempel en daarboven 22%. Andere wijzigingen (zoals sociale premies, minimum(uur)loon en handhaving) zijn afhankelijk van verdere officiële besluitvorming en communicatie.

Wat zijn de 4 soorten salarisadministratiesystemen?

Salarisadministratiesystemen zijn er bijvoorbeeld als on-premise software, cloud SaaS, uitbesteden aan een salarisverwerker of geïntegreerde HR/payroll-platforms. Kies op basis van schaal, complexiteit, koppelingen en compliance-eisen.

Wat houdt de wetgeving inzake loonadministratie in?

Het omvat fiscale en arbeidsrechtelijke plichten zoals Wet op de loonbelasting 1964, Wet financiering sociale verzekeringen, Burgerlijk Wetboek over loonbetaling, AVG en bewaarplicht. Correcte en tijdige aangifte en dossiervorming zijn verplicht.

Zo helpt Profinancials je compliant te blijven

Wij verzorgen je volledige salarisadministratie: maandelijkse salarisverwerking met loonstroken, rapportages en loonjournaalposten, betaalbatches en aangifte loonheffingen. Je krijgt een vaste adviseur, online salarisportaal voor werkgever en werknemer en een transparant all-in maandtarief per salarisstrook. We adviseren proactief over CAO’s en nieuwe wet- en regelgeving, zodat jij zonder zorgen compliant blijft. Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking. Zoek je regionale ondersteuning? Wij zijn jouw administratiekantoor Eindhoven voor salarisadministratie.